Vakantieaanvragen van de nieuwe generatie
Gen Z wordt beschouwd als de eerste generatie die opgegroeid is met digitale technologie, en ook Gen Y vertrouwt nu op smartphones, tablets en andere apparaten in alle aspecten van het leven. De verwachtingen die werknemers hebben voor hun privéleven worden ook weerspiegeld in hun werk. Het is frustrerend als je in enkele minuten een reis kunt boeken, maar je vakantieaanvraag dagen of weken op goedkeuring moet wachten.
Digitale vakantieplanning via gebruiksvriendelijke selfservice verkort deze reactietijd aanzienlijk. De leidinggevende ontvangt de aanvraag onmiddellijk per e-mail en heeft tegelijkertijd een overzicht van de afwezigheid van alle teamleden. De goedkeuring wordt binnen enkele minuten verleend en verschijnt dan direct in het rooster als verlof of afwezigheid. In zijn dashboard heeft hij op elk moment een realtime overzicht van de actuele saldo's van tijd en verlof, evenals van geplande of aangevraagde verloven. Dit creëert transparantie voor de leidinggevende en tevredenheid voor de werknemer.
Rekening houden met gewenst verlof en personeelsbehoeften
Stel je voor: de helft van je medewerkers is op vakantie, ingeroosterde collega's worden onverwacht ziek, en belangrijke klantbestellingen blijven liggen. Met behulp van een afdelingsoverschrijdende jaarlijkse verlofplanning kun je dit soor situaties vermijden. Terug naar het oorspronkelijke scenario: teamlid A wil tegelijk met teamlid B op vakantie. Met digitale ondersteuning kunnen verschillende planningsscenario's worden uitgewerkt, zodat beide medewerkers indien mogelijk hun vakantie kunnen opnemen.
De leidinggevende kan de wensen van zijn of haar team kopiëren naar het echte rooster en de verschillende opstellingen optimaal afstemmen op de behoeften. Daarbij is informatie uit het bedrijfsbrede tijdbeheer en de personeelsplanning transparant beschikbaar: wie heeft de benodigde kwalificaties, is aanwezig op het betreffende tijdstip en kan invallen voor medewerker A en B, eventueel zelfs uit een heel ander team? Een dergelijke gecentraliseerde en digitaal ondersteunde vakantieplanning geeft bedrijven en medewerkers meer flexibiliteit.
Bescherming van werknemersgegevens
De strenge AVG (GDPR) brengt uitdagingen met zich mee voor bedrijven. Met name bij het omgaan met gegevens van klanten, partners of patiënten zijn er veel veranderingen opgetreden. De bescherming van werknemersgegevens is net zo belangrijk. Het personeelsrooster, gegevens over tijdbeheer en redenen voor afwezigheid zijn gegevens die beschermd moeten worden. Dienstroosters als openbare aankondigingen op de werkvloer, prikborden op de afdeling en zelfs Excel-lijsten die niet met geavanceerde toegangsbevoegdheden kunnen worden beveiligd, bevatten te veel informatie en zijn niet up-to-date.
Workforce Management zorgt voor de bescherming van persoonsgegevens.
Digitalisering biedt ook in dit opzicht voordelen. Met systematische registratie, verwerking en opslag van werktijden, vakanties en afwezigheden wordt deze bescherming gegarandeerd. Of het nu gaat om werktijdenbeheer, dienstroosters of vakantieaanvragen, geavanceerde toegangsbevoegdheden, een breed scala aan aanpassingsmogelijkheden en weergaven zorgen ervoor dat persoonlijke gegevens beschermd blijven. Workforce Management zorgt voor de bescherming van persoonsgegevens.
Vormgeven van personeelswerk in plaats van beheren
Ook HR is opgelucht wanneer er geen vragen van medewerkers zijn over verlofsaldi of uitstaande vakantieaanvragen. Deze informatieve taken kosten immers veel tijd. Hetzelfde geldt natuurlijk voor het verwerken van papieren verlofaanvragen. Zelfs vandaag de dag is tot 80 procent van al het werk op de HR-afdeling administratief van aard, ten koste van strategisch HR-management.
Het verminderen van administratief werk naar 30 procent, zoals de ervaring leert, biedt ruimte voor belangrijkere taken. En welke medewerker is niet blij als HR zich meer bezighoudt met het welzijn van het personeel dan met stapels papierwerk en helpdeskvragen?