De digitalisering is een echte kans

Als je het woord "digitalisering" niet meer kunt horen, ben je waarschijnlijk niet de enige. Maar waarom is dat zo? Digitalisering wordt meestal geassocieerd met automatisering, een gebrek aan persoonlijkheid, en optimalisatie van personeelsbeleid, wat niet altijd positief lijkt. Maar dat is slechts één kant van het verhaal. Aan de andere kant brengt digitalisering belangrijke aspecten van individuele verantwoordelijkheid met zich mee, aangemoedigd door gedeelde media, platforms en informatiebronnen. Bovendien kan digitalisering veel vervelende routinetaken verwijderen, vooral in human resource management, waar administratieve taken vaak de overhand hebben over het menselijke aspect.

Flexibele werktijden, voor een betere werk-privébalans

Een uitstekend voorbeeld van de enorme mogelijkheden van een gedigitaliseerde werkomgeving is het flexibiliseren van werktijden. Een veelbesproken onderwerp dat door veel mensen kritisch wordt bekeken. Toch betekent flexibele werktijden niet per se dat werknemers overuren moeten maken, in het weekend moeten werk of late diensten moeten draaien. Integendeel! Alleen digitale personeelsplanning kan de vele wensen van medewerkers in overeenstemming brengen met de eisen van het bedrijf. Een goed voorbeeld: voor slechts 35 medewerkers kunnen verschillende begin- en eindtijden op vijf werkdagen leiden tot miljoenen mogelijke werktijdscenario's. Deze complexiteit kan alleen worden beheerst met krachtige algoritmen in krachtige personeelsplanningssoftware. Digitalisering is dus een absolute voorwaarde om flexibele werktijden mogelijk te maken.

Meer transparantie en rechtvaardigheid in roosterplanning

Een ander argument voor digitalisering in tijdmanagement is de transparantie die het met zich meebrengt, zowel voor HR, het bedrijf en de medewerkers. Wanneer werktijden digitaal worden vastgelegd, automatisch worden geëvalueerd en naar het salarissysteem worden gestuurd, zijn deze gegevens beschikbaar voor alle betrokkenen en verdwijnen ze niet in het niets. Concreet betekent dit dat de verantwoordelijke planner weet welke medewerkers al vaak nacht- of weekenddiensten hebben gewerkt en ongewenste speciale diensten eerlijk en rechtvaardig kan verdelen onder andere collega's. Medewerkers worden van tevoren geïnformeerd over hun rooster en kunnen indien nodig bezwaar maken uitspreken. In digitaal workforce management verlopen deze processen automatisch via geïntegreerde workflowsystemen. Dit geldt voor alle soorten toestemmingen, bijvoorbeeld voor afwezigheden, verlof of overuren. Dankzij zogenaamde self-services of mobiele apps, die overigens ook voortkomen uit digitalisering, hebben medewerkers altijd een overzicht van hun werktijd- of verlofsaldi. Digitale ruilbeurzen en gewenste roosters geven hen de mogelijkheid om werktijdvoorkeuren in te dienen of diensten uit te wisselen met collega's. In digitaal workforce management spreekt het vanzelf dat benodigde kwalificaties worden meegenomen!

Digitalisering verbeterd bij workforce management

Digitalisering leidt ook tot efficiëntere bedrijfsprocessen, vooral als het gaat om vervelende administratieve taken. Maar digitaal workforce management speelt op veel andere belangrijke niveaus, met name op het gebied van productiviteit. Stel je voor dat je in de retail werkt. De klant verlaat de winkel zonder aankoop en is ontevreden omdat hij geen persoonlijk advies heeft gekregen of te lang in de rij bij de kassa heeft gestaan. Als het winkelteam zo wordt gepland dat er altijd voldoende medewerkers aanwezig zijn op de winkelvloer op basis van de behoeften, neemt de conversieratio toe en stijgt de motivatie van de medewerkers. Iedereen profiteert hiervan.

Een professionele personeelsplanningsoplossing voor de retail houdt rekening met personeelsbehoefte op basis van factoren zoals klantfrequentie, het aantal kassabonnen, speciale acties en zelfs weersgegevens. En dan hebben we het nog niet eens over de wensen van het verkooppersoneel! Er is bijvoorbeeld een drogisterijketen die alleen een leeg dienstrooster geeft waarin die medewerkers de vrijheid geeft om zelf hun diensttijden te kiezen op basis van hun persoonlijke behoeften. De afdelingsmanager grijpt alleen in de planning in wanneer dat nodig is. Dit is New Work in de praktijk!

Meer menselijkheid in HR

Laten we eerlijk zijn! Is het niet hoog tijd dat HR zich meer richt op medewerkers in plaats van op het beheer van werktijden, salarissen, ziektedagen en vakanties? Vooral in deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt en de generatie Y is het topprioriteit voor bedrijven om het zeldzame "gekwalificeerde personeel" aan te trekken en te behouden. Toch is dit nog steeds niet de realiteit in veel HR-afdelingen. Een groot deel van de werktijd gaat verloren aan administratie, routineactiviteiten en de bijbehorende papierwinkel. Vanuit dit perspectief is de digitalisering van tijdmanagement een ware zegen. De HR-afdeling heeft eindelijk tijd om te besteden aan wat nog steeds absoluut essentieel is, zelfs in het digitale tijdperk: de medewerker!