Vier redenen voor mobiele tijdregistratie

De hype rondom mobiele tijdregistratie beïnvloedt bijna alle sectoren. Niet alleen diegenen wiens teams werken op bouwplaatsen, met vastgoedbeheer of binnen facility management, in ieder geval. De vraag komt ook van branches die hun werknemers naar huis moeten sturen vanwege gezondheidsmaatregelen. Hieronder onderzoeken we waarom software voor mobiel werkbeheer op een ideale manier het werkende leven na corona ondersteunt via smartphones of tablets.

Tijd besparen met mobiel werkbeheer

Digitale tijdregistratie via de werkbeheer-app bespaart niet alleen tijd voor werknemers, maar vooral voor HR en het management. Mits de app uiteraard gemakkelijk en correct kan worden gebruikt door alle gebruikersgroepen, zelfs voor mensen zonder veel digitale ervaring, zonder enige uitleg. Mobiele bouwteams, bijvoorbeeld in weg-, bouw- of constructiewerkzaamheden, kunnen met slechts één smartphone of tablet de werktijden voor een heel team boeken met één druk op de knop en deze toewijzen aan kostenplaatsen of bouwprojecten. Tijdsaanpassingen, die de werknemers zelf kunnen doen of via hun teammanager, verlopen net zo soepel.

Praktijkvoorbeeld "Mobile City"

De stad Würzburg maakt gebruik van mobiel personeelsbeheer om de efficiëntie te verhogen. Met ongeveer 250 werknemers op wisselende locaties, zoals op de bouwplaats of stadsreiniging, zijn tijdregistratie, groepsboekingen en dagelijkse kostenberekeningen via smartphones tegenwoordig de norm. Een andere positieve bijwerking: de eenvoudige mobiele app was erg handig voor de noodkantoren tijdens de beginfase van de vluchtelingencrisis.

Overzicht behouden

Naast tijdsbesparing is de mogelijkheid om werktijden van werknemers te controleren een sterk argument, vooral in tijden van thuiswerken en afstandswerken. Managers kunnen bijvoorbeeld zien hoeveel tijd er al in een project is gestoken en waar de schatting afwijkt van de werkelijkheid. Het maakt niet uit of het gaat om buitendienstwerk, kantoorwerk of een individueel object: locatiemanagers en facility managers hebben altijd een overzicht van de start-, eind- en pauzetijden van hun werknemers. Overtijd wordt ook in realtime weergegeven per dag, week, maand en jaar in het account. Aanvragen voor verlof, zoals vakantie of ziekte, kunnen ook via de mobiele app worden gedaan en zijn op elk moment realtime zichtbaar voor bouw- of vastgoedbeheerders.

Praktijkvoorbeeld "Service zonder compromissen"

De succesvolle full-service bouwdienstverlener TEREG beheert bijvoorbeeld de werktijden van bijna 1.700 werknemers digitaal. De tijdregistratie gebeurt niet op tijdformulieren, maar afhankelijk van de situatie per telefoon, computer of onderweg via smartphones. Met behulp van intuïtieve self-service kunnen werknemers op elk moment hun werktijden bekijken, verlofaanvragen indienen of tijdcorrecties doorvoeren. Het boeken van werktijden voor individuele projecten is ook probleemloos mogelijk. Een interface stuurt automatisch de geregistreerde werktijden door naar de SAP-salarisadministratie.

Flexibel reageren

Mobiele tijdregistratie biedt weliswaar onafhankelijkheid op de werkplek, maar voor flexibel plannen zijn personeelsplanningssoftware en gegevens van het tijdregistratiesysteem nodig. Met zo'n systeem kunnen managers werktijden plannen op basis van regels, rekening houdend met beschikbaarheid en individuele werkschema's die aan de wensen van medewerkers voldoen.

Daarbij kunnen wetten, tarieven en bedrijfsvoorschriften worden nageleefd. Met behulp van self-service of een mobiele app kan beschikbare werktijd of aanbod van een dienst met één muisklik worden geselecteerd voordat de planning wordt gemaakt. Als werknemers niet in staat zijn om op korte termijn deel te nemen, kunnen ze gebruikmaken van "dienstenuitwisseling" - zelfs vanuit huis.

De belangrijk voordeel: het is alleen toegestaan om verzoeken in te dienen en aanbiedingen uit te wisselen als aan alle gedefinieerde regels is voldaan, zoals een minimum- of maximumwerktijd, een kwalificatie of naleving van rustperioden.

Werknemers motiveren

Jongere generaties, zoals Generatie Z en Millennials, zijn gewend aan digitale tools in hun dagelijks leven. Ze verwachten dezelfde efficiëntie op het werk. De eisen die jonge werknemers stellen aan hun privéleven worden ook in het arbeidsleven gebracht. Teleurstelling is dan ook groot wanneer een reis in enkele minuten online kan worden geboekt, maar een vakantieaanvraag dagenlang in de interne post blijft hangen.

Een vakantieaanvraag via een app of self-service vermindert deze responstijd aanzienlijk. Managers ontvangen direct een verzoek via e-mail en goedkeuring kan binnen enkele minuten worden gegeven. Dit alles zonder gedoe met papierwerk en formulieren. De aanvrager heeft op elk moment inzicht in realtime in de huidige tijd- en verlofsaldi, evenals reeds geplande of aangevraagde vakanties in hun dashboard. Dit creëert niet alleen transparantie voor de manager, maar ook tevredenheid voor de werknemer.

Praktijkvoorbeeld "Meegegroeide uitbreiding"

De breed gediversifieerde Zech Group SE heeft software voor personeelsbeheer geïmplementeerd voor bijna 7000 werknemers. Met ATOSS Staff Efficiency Suite kunnen alle eisen van de groeiende groep met betrekking tot tijdbeheer en personeelsplanning worden vervuld volgens de standaard. Managers en werknemers profiteren van self-service functies, bijvoorbeeld voor het verwerken van aanvragen, tijdregistratie en boeking van tijd of tijdcorrecties. De teams op de bouwplaatsen gebruiken hiervoor de mobiele app, inclusief kostenplaatsboekingen. Het management waardeert de verbeterde transparantie en analyses