5 ingrediënten voor een succesvol WFM project  

Het implementeren van een WFM-oplossing is niet een dagelijkse bezigheid voor veel bedrijven. Hoe pak je nu zo’n project aan? En van welke fouten kun je leren? Laat je inspireren met dit blog. Zeker wanneer je een project op de planning hebt staan of als je er middenin zit. Elk project blijft uiteindelijk maatwerk, maar met deze 5 ingrediënten ben je verzekerd van een succesvol project! 

Het idee voor een nieuw Workforce Management (hierna: WFM) oplossing wordt geboren. Dit kan zijn vanuit een noodzaak – ‘ons huidige systeem wordt binnenkort niet meer onderhouden’ -  of uit behoefte – ‘de manier waarop we nu plannen is niet het meest efficiënt’. Hoe dan ook, je bent als organisatie op zoek naar een oplossing voor je probleem. Het antwoord vind je vaak in combinatie met een proces en systeem, wat uiteindelijk iedereen raakt binnen de organisatie. Voor de planner die zijn volledige takenpakket zal uitvoeren in een nieuw systeem is dit natuurlijk in meerdere mate dan voor het kantoorpersoneel die alleen de verlofaanvragen zal doen in deze oplossing. Hoe dan ook, een WFM-project is onlosmakelijk verbonden met verandermanagement.
 

1. Zorg voor draagvlak binnen de organisatie

Het initiatief voor deze verandering kan voortkomen uit verschillende ‘lagen’ van de organisatie. Vanuit werknemers bijvoorbeeld, wat we bottom-up noemen. Maar veel vaker is dit een beslissing die vanuit het management wordt genomen, top-down. Het gevaar sluimert hier dat het systeem en proces weinig tot geen aansluiting vinden bij de werknemers die het meest gebruik maken van de oplossing. Dit heeft tot gevolg dat het draagvlak in het geding is. 
In veel gevallen is de verandering onderdeel van een grotere, organisatorische doelstelling. Veelgehoorde pijlers voor de toekomst: professionaliseren, digitaliseren en bovenal – meer efficiency. Deze stip op de horizon is belangrijk, omdat dit ervoor zorgt dat alle neuzen dezelfde kant op staan. En je hebt al deze neuzen nodig, want nogmaals, deze verandering heeft impact op iedereen. Zorg ervoor dat je je werknemers meeneemt in deze verandering, zodat voor iedereen duidelijk is waar we nu staan, waaróm willen we verandering en waar willen we dan naartoe?   
 

2. Doe een analyse om te bepalen waar je nu staat

Waar staan we nu? Door deze vraag te stellen kun je eens kritisch kijken naar je huidige manier van werken. Inzicht in het nu helpt je ook het verbeterpotentieel beter te zien. De behoefte voor verandering komt voort uit een kritische analyse van de huidige situatie. Vooral: wat is de impact van onze manier van werken, in welke manieren belemmert het ons? Daarnaast zie je dat bij veel organisaties het WFM-landschap erg versnipperd is. In een ideale toekomstige situatie, breng je deze processen samen in één totaaloplossing. Dit betekent per definitie dat er processen of rollen vervallen, en er van centraal naar decentraal of andersom wordt gewerkt. In deze fase werkt het daarom goed om verschillende functies en rollen bij elkaar te plaatsen en van elkaar te horen hoe processen zijn ingericht. Vaak werken locaties en afdelingen op hun eigen manier. Begrip voor waarom doen we het nu zo en hoe doen we het, helpt scherp te stellen waarop je wil focussen als organisatie. Een bonuspunt is dat dit een mooie manier is om mensen bij je project te betrekken. Zo creëer je een beter beeld van de huidige situatie. 
 

3. Bepaal doelstellingen 

De volgende stap is om te bepalen waar je naartoe wilt – dit verbind je aan de impact die een nieuw systeem en nieuwe processen kunnen creëren voor je organisatie. Een nieuwe WFM totaal oplossing levert vaak voordelen op administratief, operationeel en strategisch vlak. Een business case kan je helpen om de kosten van je huidige administratieve processen bijvoorbeeld in te zien. Verbind het project dus aan doelstellingen. Om bepaalde doelen te bereiken is een systeem wat je helpt vaak een voorwaarde om daar te komen. 
 

4. Stel het wensenlijstje op en verruim je blik

Belangrijk is hierbij dat je als organisatie nadenkt over wat je van een systeem nodig hebt. Je gaat bepaalde eisen opstellen. Deze leidraad is vooral effectief om leveranciers te benaderen en je keuzes te onderbouwen. Het stelt je in staat onderscheid te maken. Maar: houd niet te strak vast aan die wensen. Dit levert een bepaalde spanning op tussen het helder formuleren van je wensen en eisen – en deze vervolgens ook bij te stellen. Een nieuw systeem brengt nieuwe kansen mee om eens je volledige werkwijze onder de loep te nemen. Een veelgehoorde valkuil is het overnemen van een oude werkwijze in een nieuw systeem. Hoewel dit soms technisch al uitdagingen kan creëren, ga je op deze manier ook voorbij aan tal van mogelijkheden die dit moment van verandering je biedt. Vraag de leverancier hierin te adviseren. Zolang je doelstelling helder is, kun je daarin als partners optrekken en het beste resultaat behalen. Dus, sta open voor verandering in het breedste zin van het woord.  
 

5.    Maak tijd vrij

En in de nobele poging om zo’n grootschalig project te starten is één element vaak omstreden: tijd. En logisch, want tijd is geld. Veel projectleiders maken zich schuldig aan een ‘go-live’ datum die gewoon niet realistisch is. Men moet rekening houden met, de lengte van de aanloop, het selectieproces, en vervolgens de implementatie. Als gevolg van een spaarzame inschatting worden veel WFM-projecten ‘ernaast’ gedaan. Het is iets wat op poten wordt gezet naast de volledige operatie. Daarnaast bestaat de misvatting dat het project beslag zal leggen op de IT-resources, terwijl juist vaak HR, salaris en planningspersoneel onmisbaar zijn. Het ‘ernaast’ doen: naast de praktische uitdagingen om een vrij moment in ieders agenda te vinden, belemmert het ook de voorbereidingen die keihard nodig zijn voor het project.  Het inrichten van WFM vraagt om veel keuzes rondom HR- en organisatorisch gerelateerde zaken. Die leveren logischerwijs discussiepunten op. Neem dit serieus en voorkom het klakkeloos overnemen van de oude werkwijze om tijd te besparen. Het resultaat van te weinig tijd is uiteindelijk vaak dat er concessies worden gedaan op de kwaliteit. Besef dat dit een lange termijn investering is, en geen quick fix. Zo maak je je organisatie toekomstbestendig. 

Meer weten over de Workforce Management software van ATOSS en wil je contact met een van onze consultants? 

Laat het ons weten via sales@atoss.com en we helpen je graag verder.