Veelgemaakte fouten bij het plannen van ploegendiensten

Het opstellen van ploegendienstroosters is een complexe taak die van cruciaal belang is bedrijven die in shifts werken. Helaas worden er vaak fouten gemaakt bij het maken van deze planningen, wat kan leiden tot ontevredenheid onder werknemers, verminderde productiviteit en gezondheidsproblemen. In dit artikel bespreken we de meest voorkomende fouten bij het plannen van ploegendiensten en geven we advies over hoe deze fouten vermeden kunnen worden.

Gebrek aan langetermijnplanning

In ploegendiensten is het van groot belang om de werktijden en hun betrouwbaarheid goed te plannen. Wanneer werknemers regelmatig buiten normale kantooruren werken, moeten ze in staat zijn om hun privéafspraken te organiseren. Een goed gestructureerde langetermijnplanning zorgt ervoor dat de productie soepel verloopt en dat er altijd voldoende personeel beschikbaar is.

Te vaak werken in het weekend

In strikte ploegendiensten worden werknemers vaak ingepland voor weekend- of nachtdiensten. Op de lange termijn kan dit schadelijk zijn voor hun gezondheid, omdat het hun biologische ritme verstoort. Voldoende vrije weekends zijn essentieel om te herstellen. Als weekendwerk niet vermeden kan worden, moet het ploegenrooster zodanig worden ontworpen dat weekenddiensten niet te vaak voorkomen.

Advies: Creëer pools van standby-personeel die op oproepbasis in het weekend of voor extra diensten kunnen werken. Train werknemers of flexibele krachten met de juiste kwalificaties, zodat ze direct kunnen bijspringen zonder extra training.

Ongecompenseerd overwerk

Veel werknemers in ploegendienst maken regelmatig overuren. Als deze overuren niet worden gecompenseerd met vrije tijd, kan dit leiden tot ontevredenheid en gezondheidsproblemen bij het personeel.

Onvoldoende rust na nachtdiensten

Bij voorwaarts roterende ploegendiensten, waarbij nachtdiensten volgen op dag- of avonddiensten, is het essentieel om voldoende rustperiodes in te plannen. Na een nachtdienst moet er een periode van drie tot vier dagen zijn waarin niet wordt gewerkt. Dit helpt werknemers zich aan te passen aan hun bioritme en voorkomt overbelasting.

Werknemers worden niet betrokken bij de organisatie van de arbeidstijd

Het is belangrijk om werknemers inspraak te geven in de planning van hun diensten. Flexibele dienstroosters en ruilplatforms via self-service kunnen werknemers autonomie bieden en hun tevredenheid vergroten. Het is essentieel om arbeidstijdmodellen te creëren die zowel aan operationele eisen voldoen als rekening houden met de behoeften van werknemers. 

Gebrek aan transparantie over bestaande en vereiste kwalificaties

In sectoren zoals de verwerkende industrie is het essentieel om de vaardigheden van werknemers en functies goed te beheren. Handmatige controles maken het moeilijk om dit bij te houden. Ploegenplanning en kwalificatiebeheer moeten hand in hand gaan om aan wet- en regelgeving te voldoen en zekerheid te bieden bij controles.

• Welke werknemer kan welke machine bedienen?
• Zijn bepaalde kwalificaties voldoende beschikbaar?
• Hoeveel EHBO'ers moeten er in dienst zijn en hoeveel zijn er daadwerkelijk beschikbaar?
• Wordt het voorgeschreven minimumaantal brandbeveiligingsassistenten nageleefd, zelfs tijdens vakantieperiodes?

Handmatige controlemechanismen maken het moeilijk om dergelijke zaken bij te houden.

Advies: Zorg ervoor dat ploegplanning en kwalificatiebeheer geïntegreerd zijn, zodat u rekening kunt houden met kwalificaties en beschikbaarheid bij het plannen van diensten. Dit zorgt voor efficiëntere en nauwkeurigere planning. Dit garandeert naleving van de wet, voldoen aan de certificeringseisen en biedt zekerheid bij schadecontroles. Ideaal is wanneer medewerkers die momenteel een bijscholing volgen ook zichtbaar zijn in het systeem. Op die manier kan bij het plannen rekening worden gehouden met zowel afwezigheden als kwalificaties.