De 10 voordelen van Workforce Management

10 oplossingen die een compleet Workforce Management systeem kan bieden

Workforce Management ontwikkeld in snel tempo. Zeker met veel medewerkers in dienst ervaren bedrijven problemen rondom planningen, verlof of compliancy. Alles draait om een correcte afhandeling in systemen, maar ook door planners, HR manager en salarisadministratie. Diverse workforce management oplossingen blijven steken in de ontwikkeling, voldoen niet aan alle wet- en regelgeving, zijn niet uitgebreid genoeg of kunnen niet gekoppeld worden aan andere systemen.

Wil je weten wat een geavanceerd Workforce Management systeem voor jou bedrijf kan betekenen? In dit artikel vertellen we meer over de 10 belangrijkste voordelen die de Workforce Management oplossing van ATOSS kan bieden. 

1. Met één druk op de knop planningen automatisch genereren

We zien het nog veel in de praktijk gebeuren, planningen in Excel of in verouderde systemen. Het is tijdrovend en foutgevoelig. Met de Workforce Management oplossing van ATOSS kun je de planning slimmer inrichten, zoals jij dat wilt. Of dat nu servicegericht, kostengericht of prestatiegericht is.
Daarnaast heb je de mogelijkheid om met één druk op de knop een planning in elkaar te zetten. Een planning die rekening houdt met alle relevante data die is ingevoerd zoals vakantiedagen, voorkeursdagen, urensaldo, cao-, weten regelgeving en certificaten.

2. Medewerkers betrekken via de app

Om de employee engagement te verhogen moet in de planning rekening houden worden met de behoefte van de medewerkers. Het komt weleens voor dat er iemand ziek is, of plotseling een vrije dag wilt opnemen. Dan moet je vervanging zoeken. Maar het kan ook gebeuren dat er vanwege overwacht meer werk ineens meer mensen nodig zijn om het werk te doen. Via onze mobiele app kunnen medewerkers betrokken worden bij dit proces. Ze kunnen zelf aangeven wanneer ze wel- of juist niet, willen werken. Het is in onze applicatie daarnaast ook mogelijk om te reageren op pushnotificaties wanneer er bijvoorbeeld een dienst beschikbaar komt. Onze app biedt een fijne gebruikerservaring voor medewerkers!

3. Altijd actuele (verlof)saldo’s op salarisstrook door koppeling met andere systemen

Herken je het? Op de salarisstrook staat een ander verlofsaldo dan in het systeem. Het levert discussie op, en kost extra tijd om uit te zoeken wat nu het juiste saldo is. De Workforce Management oplossing van ATOSS koppel je moeiteloos aan HR- en salarissystemen. Zo heb je altijd één bron - en dus één waarheid.

4. Snellere goedkeuring van aanvragen voor ruil- of vakantiedagen

Het bijhouden van verlofdagen of ruildagen kan een behoorlijke klus zijn. Dat is voor managers altijd iets wat tussendoor moet en stiekem veel tijd kost. Vraagt iemand verlof aan, of wil iemand ruilen, dan moet er vaak eerst nog een check gedaan worden met de planning om te zien of daarvoor ruimte is. Daarbij zijn vaak meerdere personen betrokken bij het proces voor goedkeuren. Binnen Workforce Management komen aanvragen via automatische workflows bij de juiste personen terecht. Planners zien direct of een aanvraag mogelijk is en wie er eventueel beschikbaar is om de dienst op te vangen. Slim ingerichte automatisering en maximale transparantie in (privacygevoelige) data, helpt om snel en efficiënt de juiste beslissing te kunnen nemen.

5. Juiste naleving van CAO, wet- en regelgeving

Als bedrijf moet je voldoen aan de wet- en regelgeving van jouw branche. Om die reden is compliancy ook in planning en tijdregistratie van groot belang. De hoeveelheid wetten, regelingen en verplichte urenregistratie maken het een uitdaging om aan alle eisen te voldoen. Dit hebben we ook gezien bij het invoeren van de WAB begin 2020. Veel organisaties hebben geen overzicht, omdat zij werken vanuit verschillende documenten en systemen. Hierdoor is er geen zicht op de daadwerkelijk gewerkte uren of rusttijden. Door integratie van planning en tijdregistratie zorgt ons Workforce Management oplossing voor correcte registratie.

6. Vanuit één centraal punt sturen – van forecasting tottijdevaluatie

Het IT-landschap van een modern bedrijf kan zeer complex zijn met verschillende systemen en elk hun eigen specialiteiten. Denk bijvoorbeeld aan systemen voor financiele administratie, ordersystemen en WMS-oplossingen. Dit complexe IT-landschap kan problematisch worden als er data nodig is uit verschillende systemen. Daarmee krijg je geen centraal overzicht. Dat is wat Workforce Management van ATOSS heel goed kan, die koppelingen maken zodat het inzicht komt waar je vervolgens op kunt gaan sturen. De voordelen van één centraal punt uiten zich in transparantie, real-time inzichten en een kwalitatieve, kostenbesparende planning, van forecasting tot aan tijdevaluatie.

7. Over- en onderbezetting terugdringen

Het creëren van een evenwichtige bezetting is een bepalende succesfactor om kostenefficiënt en servicegericht te werken. Door een goede forecasting kun je de personeelsvraag voor een bepaalt moment goed vaststellen. ATOSS kan uit vrijwel elk WMS of ordersysteem data importeren om dit vervolgens te vertalen naar een forecast van de personeelsbehoeften. Volume kan gekoppeld worden aan (gekwalificeerd) personeel en machines. De planning houdt rekening met voorkeuren, absenties, kwalificaties en compliancy. Volgens een self-learning algoritme kan de informatie, die vaak al voorhanden is binnen de organisatie, worden ingezet om forecasting en planning te optimaliseren. Op deze manier wordt over- en onderbezetting significant teruggedrongen, terwijl de productiviteit en de servicekwaliteit tegelijkertijd toenemen.

8. Voldoende medewerkers met juiste kwalificaties aanwezig

Het vastleggen en het managen van kwalificaties kan bij veel bedrijven vaak beter. Is er altijd een BHV’er op de afdeling aanwezig? Is de certificering van iemand nog geldig? Kun je iemand op een andere productielijn of werkplek inzetten? Door middel van Workforce Management creëer je naast een juist overzicht, ook inzicht in behoeftes naar kwalificaties. Het proactief opleiden van kwalificaties, integreren in de planning zorgt voor de voldoende gekwalificeerde medewerkers. Door je werknemers pro-actief op te leiden, word je personeel flexibel inzetbaar en ben je beter in staat te sturen op lange termijn schommelingen van het personeelsbestand.

9. Sneller vervanging geregeld bij zieke werknemer

Kenmerkend voor planningen is dat ze continu aan verandering onderhevig zijn. Bij Workforce Management kan een manager of planner via het systeem direct zien wie er beschikbaar is en de juiste personen (met de juiste kwalificaties) direct een (werk)verzoek sturen via de app. Ook worden er in de marktplaats van de app diensten aangeboden waarop medewerkers zelf kunnen reageren. Dit levert de manager of planner een aanzienlijke tijdsbesparing waardoor deze kan worden ingezet op belangrijke/ strategische taken.

10. Uitzendkrachten beter betrokken bij planningen

Kenmerkend voor personeelsmanagement is dat bedrijven snel moeten kunnen reageren op plotselinge veranderingen in de personeelsbehoefte of kortdurende afwezigheden. Oók bij personeelstekorten op korte termijn wil je het gewenste serviceniveau blijven handhaven. En dit tegen een optimale kostprijs, onder naleving van de bestaande regelgeving (zoals de WAB) en zonder dat jouw medewerkers te veel hoeven inleveren op hun belangen. Uitzendkrachten zijn dan van groot belang. ATOSS Workforce Management kan een koppeling met het uitzendbureau bouwen waardoor de uitzendkrachten niet in een apart systeem staan. Op deze manier heeft iedereen tijdig inzicht in de behoefte en worden uitzendkrachten beter betrokken bij de planningen.

Hoeveel kan er in jouw bedrijf verbeterd worden?

Ontdek wat Workforce Management kan betekenen en vul de gratis checklist in voor jouw branche. Voor de maakindustrie, retail en de logistieke sector bieden we speciale oplossingen.

Wil je een uitgebreide analyse?

Onderdeel van onze aanpak is een analyse waarbij we samen kijken naar alle processen. Wil je weten wat er verbetert kan worden met Workforce Management binnen jouw organisatie? Neem contact met ons op!